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So erfüllt deine Absage an Bewerber*innen die rechtlichen Anforderungen

So erfüllt deine Absage an Bewerber*innen die rechtlichen Anforderungen

Die neue Position ist ausgeschrieben, Bewerbungen treffen ein und du fängst an sie zu screenen. Einige sind besser als andere und das Sortieren beginnt. Du weißt genau, dass die Bewerber*innen sehr viel Zeit und Mühe in die Bewerbungen gesteckt haben - doch das allein reicht nun einmal nicht aus um die Position zu besetzen. Du musst Absagen schreiben.

Niemand übermittelt gerne schlechte Nachrichten, jedoch ist es wichtig diese in jedem Fall klar und deutlich zu kommunizieren. Unklarheiten werfen ein schlechtes Licht auf dein Unternehmen, die Arbeitgebermarke und auch auf dich persönlich. Dabei ist es egal, ob du eine Absage, eine ‘Es dauert noch’ oder eine Zusage verschickst (mehr zum Thema). Wenn du dich an folgende Tipps hältst, sollte jedoch nichts schief gehen.


Neutrale Formulierung

Selbst wenn der/die Bewerber*in in diesem Moment nicht auf die ausgeschriebene Position passt, ändert sich dies vielleicht in ein paar Monaten. Zudem ist (negative) Mundpropaganda äußerst einflussreich und das positive Employer Branding deines Unternehmens sollte auch durch eine Absage nicht geschadet werden. Daher sollte eine Absage neutral und nicht persönlich angreifend formuliert sein, also "der richtige Ton macht's". Trotzdem muss deutlich ersichtlich werden, dass es sich um eine Absage handelt, formuliere diese also eindeutig.

Neutral

Liebe Sandra,

wir denken, dass wir momentan keine Position für dich haben, in der du deine Stärken optimal einsetzen könntest.

Viele Grüße,
Marc

Persönlich angreifend

Lieber Paul,

weil du bisher nur in großen Konzernen gearbeitet hast, passt du nicht in unser Unternehmen.

Viele Grüße,
Marc


Zeitnahe Reaktion

Bewerbungsverlauf

Es liegt nahe Absagen erst zu versenden, wenn die Position schon neu besetzt ist. Du willst dir ja viele Optionen offen halten.  In diesem Fall kann es sein, dass Bewerber*innen wochen-, manchmal sogar monatelang keine Antwort auf ihre Bewerbung erhalten. Dies schürt Unzufriedenheit und Missvertrauen in dein Unternehmen. Und wenn du einmal ehrlich bist, wird sich an der Bewerbung selbst nichts ändern. Hast du einmal entschieden, dass der/die Bewerber*in nicht auf die Position passt, ist das auch in einigen Wochen noch so. 

Versetze dich kurz in die Situation der Bewerber*in und denk an die typischen Schritte deiner Jobsuche - im Bewerbungs-Journey aufgezeichnet. Optimaler Weise erhältst du direkt nach der Bewerbung eine Bestätigung ob die Übermittlung der Bewerbung geklappt hat und möchtest anschließend nicht ewig darauf warten, ob du zu weiteren Schritten eingeladen wirst, oder nicht.

Schicke eine Absage also zeitnah, idealerweise spätestens nach sieben Tagen, hinaus. Somit erweist du dem/der Bewerber*in Respekt und hältst die Hoffnungen nicht unnötig hoch.


Diskriminierende Formulierung vermeiden

Ein Augenmerk beim Verfassen der Nachricht sollte zudem auf das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) gelegt werden. Dies gilt übrigens neben einer Absage auch schon bei Stellenanzeigen z.B. auf deiner Homepage.

“Ziel des Gesetzes ist, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse oder wegen der ethnischen Her- kunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen. (...) Eine unmittelbare Benachteiligung liegt vor, wenn eine Person wegen eines in § 1 genannten Grundes eine weniger günstige Behandlung erfährt, als eine andere Person in einer vergleichbaren Situation erfährt, erfahren hat oder erfahren würde” (vgl. AGG, anschaulich erklärt in dieser Broschüre).

Dass Bewerber*innen nicht aus einem diskriminierendem Grund abgelehnt werden, muss ebenfalls in der Absage ersichtlich werden.

Diskriminierend

Lieber Paul,

weil wir lediglich auf der Suche nach weiblicher Unterstützung sind, werden wir die Position nicht mit dir besetzen.

Viele Grüße,
Marc

Nicht diskriminierend

Liebe Sandra,

dass wir uns nicht für dich entschieden haben, liegt lediglich an unternehmensspezifischen Kriterien und hat nichts mit deiner Person zu tun.

Viele Grüße,
Marc


Personenbezogene Daten

Eine weitere rechtliche Bestimmung bezieht sich auf die Speicherung von personenbezogenen Daten, festgelegt im Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Diese wird erst nach der Absage interessant, kann aber in durch Ansprache deutlich kommuniziert und die Sicherungsdauer verlängert werden.

“Personenbezogene Daten (z.B. Name, Geburtsdatum, Adresse, E-Mailadresse etc.) eines Beschäftigten dürfen demnach für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, wenn dies für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses - also durch Durchführung des Bewerbungsverfahrens  - erforderlich ist. (...) Die Zweckbindung entfällt nach Beendigung des Einstellungsverfahrens” (vgl. BDSG, hier gut zusammenfasst).

Somit sollten alle personenbezogenen Daten der abgesagten Bewerber*innen zeitnah gelöscht werden. Um sich jedoch gegen eventuelle Diskriminierungsvorwürfe (vgl. AGG) schützen zu können, ist es Unternehmen gestattet die Daten der Bewerber*innen bis zu zwei Monate nach dem Versenden der jeweiligen Absage zu speichern. 
Bittest du den/ die Bewerber*in um Einverständnis und fragst ob du die Daten weiterhin sichern darfst, ist dies ebenfalls gestattet solange du den Zweck transparent erklärst.

Transparent

Lieber Simon,

Leider können wir dich für die Position, auf die du dich beworben hast, nicht weiter berücksichtigen. Wir würden uns aber sehr gerne bei dir melden, falls sich in Zukunft eine passendende Position ergibt. Falls du nicht widersprichst gehen wir davon aus, dass du uns dein Einverständnis gibst, deine personenbezogenen Daten für die kommenden 6 Monate zu sichern.

Viele liebe Grüße,
Marc

Nicht transparent

- keine Erwähnung -

 


Standardisierte Absagen

Einige Vorlagen für eine standardisierte Absage oder auch eine "Mutmach-Nachricht" per E-Mail oder Brief findest du hier. 


New Work - Style | Haltung

Betreff: Deine Bewerbung

Liebe/r *Vorname*,

wir möchten uns noch einmal für deine Bewerbung und dein damit verbundenes Interesse an einer Zusammenarbeit mit uns bedanken. Wir denken, dass wir aktuell keine Position für dich haben, in der du deine Stärken optimal einsetzen kannst. Wir würden uns gerne bei dir melden, wenn das zukünftig der Fall sein wird. Wenn wir nichts von dir hören, stimmst du zu, dass wir deine Daten für einen Zeitraum von 6 Monaten in unserem Bewerberpool aufbewahren dürfen.

Wir wünschen dir weiterhin alles Gute!

Viele Grüße,
*Signatur*


Old Work - Style | Haltung

Betreff: Ihre Bewerbung für die Postion *xy* bei *Unternehmen xy*

Sehr geehrte/r Frau/ Herr *Nachname*,

wir möchten uns erneut für Ihre Bewerbung und Ihrem damit verbundenen Interesse an einer Mitarbeit bei *Unternehmen xy* bedanken.

Leider müssen wir Ihnen heute mitteilen, dass wir Ihre Bewerbung auf die Position des/r *Position xy* nicht weiter verfolgen. Diese Entscheidung ist uns nicht leicht gefallen.  Sie ist lediglich auf unternehmensspezifischen Merkmalen begründet und bildet kein Werturteil Ihrer Person.

Wir würden uns dennoch freuen, wenn Sie weiterhin ein Auge auf unsere Karriereseite (Link zu aktuellen Stellenausschreibungen) haben und sich erneut bei uns bewerben, falls Sie sich für eine andere Position interessieren.
Falls wir nichts Gegenteiliges von Ihnen hören geben Sie uns automatisch Ihre Einverständnis für die Sicherung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir werden Ihre Unterlagen dann in unsere Bewerberdatenbank aufnehmen und erst nach 6 Monaten löschen.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg und alles Gute für Ihre berufliche und persönliche Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen,
*Signatur*


Der obige Text ersetzt keine qualifizierte Rechtsberatung und wir übernehmen keine rechtliche Haftung für genutzte Inhalte. 

Wie du eure Organisationskultur beeinflussen kannst

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