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Stressfrei durch die Urlaubszeit mit der Checkliste für Kollegen

Stressfrei durch die Urlaubszeit mit der Checkliste für Kollegen

Endlich ist Sommer! Lange warme Nächte und nach Möglichkeit: Urlaub und Seele baumeln lassen. Dazu gehört auch das Handy ausschalten und einfach nicht erreichbar sein zu können. Aber geht das wirklich? Na klar finden wir, denn auftanken muss sein!

Voraussetzung dafür ist natürlich eine gute Urlaubsübergabe an das Team und die Kollegen. Während du im Urlaub bist, finden sie alles und können dir deine Arbeit wenigstens ein bisschen abnehmen, so dass du nicht Land unter bist, wenn du zurück bist.

Falls dir die Übergabe regelmäßig gut gelingt, und du sicherstellen willst, dass deine Kollegen das auch locker hinkriegen, schicke ihnen doch einfach eine kleine Erinnerungsstütze.

Was vor dem Urlaub alles erledigt werden sollte

 2 Wochen vorher

  • Bestimme deine Urlaubsvertretung und stimme dich ab
  • Kollegen (erneut) informieren: erinnere dein direktes Team und alle, mit denen du zusammenarbeitest
  • Ändere Termine, die in deinen Urlaub fallen: sage sie ab und übergebe sie ggf. an deine Vertretung.
  • Trage deinen Urlaub in deinen Kalender / den Urlaubskalender ein

 

1 Woche vorher

  • Listen erstellen: Welche Projekte sind offen, wer übernimmt, welche Fragen könnten auftauchen, wo sind die Antworten dazu?
  • Gibt es regelmäßige Aufgaben für deine Urlaubsvertretung? Einfach in ihren/seinen Kalender eintragen 

 

1 Tag vorher / am gleichen Tag

  •  Kühlschrank checken und Sachen ausmisten
  • Ablage abarbeiten - Liegengebliebenes erledigen
  • Emails: Abwesenheitsnotiz (plus 1 oder 2 Tage, spart Nerven), Weiterleiten oder beides?
  • Vertretung fürs Blumengießen organisieren, am besten mit Kalendereintrag
  • Post organisieren: klare Anweisungen geben (öffnen oder vorsortieren, alles per Mail oder zwei Ablagekästen mit FYI und dringend)
  • Stehen Geburtstage, Neueinstellungen oder das Ende eines Arbeitsverhältnisses an, während du weg bist? Vorsorgen: Geschenk, Onboarding oder Abschied organisieren.
  • Bei eigenem Büro: Klimaanlage abstellen
  • Wozu hast nur du den Zugang: Briefkasten, Abstellkammer, Briefmarken, bestimmte Accounts (Passwörter weitergeben)? Schlüsselübergabe!
  • Ggf. Vollmachten ausstellen, damit der Betrieb weiterlaufen kann.
  • Nochmal bei allen vorbeischauen. Fragen, ob sie noch Hilfe brauchen und verabschieden

Besonders wertvoll sind zwei Dinge: deine Abwesenheit für die Kollegen um einen Tag verlängern. Wenn du nach deinem urlaub beispielsweise einen Tag im Homeoffice einplanst, kannst du entspannt alles abarbeiten und dir einen Überblick verschaffen.

Und die große Frage: wie möchtest du nach deinem Urlaub über die verpassten Dinge informiert werden? Sollen deine Kollegen dich zu allen Themen in CC setzen oder triffst du dich mit ihnen persönlich für einen fixen Termin, in dem sie dir alle Neuigkeiten schildern. Auch darin kannst du sie unterstützen. Stelle ihnen den Termin bereits vor deinem Urlaub ein und bitte sie alle Notizen und Themen, die sie mit dir besprechen möchten schon während deiner Abwesenheit in die Beschreibung vom Termin einzufügen.

Wenn du diese Liste mit deinen Kollegen teilen möchtest, füge sie doch einfach in deine To-Do Liste ein, und teile sie mit ihnen. Mit Google Keep ist das zum Beispiel ganz einfach.

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